Caso de éxito: Implementación de un Service Desk en Migración Panamá

Rootstack realizó una consultoría a Migración Panamá y procedió a la implementación de un Service Desk para gestionar el flujo de solicitudes entre los departamentos.

Desafío

 

Son numerosos los trámites que gestiona Migración Panamá en el día a día, por lo que el flujo de trabajo puede ser bastante alto en sus oficinas. A nivel interno, existía cierta desorganización en cuanto a la gestión y distribución de material básico de trabajo entre departamentos. La institución gubernamental presentaba dos problemas: en primer lugar, no existía un procedimiento estándar para solicitar materiales entre los departamentos. Es decir, en algunos departamentos exigían enviar un formulario de solicitud vía Internet, mientras que en otros almacenes pedían un formulario físico para hacer cualquier solicitud.

 

Otra de las dificultades que manifestó esta institución fue la imposibilidad de hacerle seguimiento a muchas de las solicitudes, ya que eran hechas de manera informal entre los empleados sin haber efectuado previamente una solicitud vía Internet o física, rellenando un formulario. A pesar de instalar una mesa de ayuda para administrar estas solicitudes, no siempre funcionaba, por lo que Migración Panamá necesitaba urgentemente un software para poder gestionar eficazmente todas las solicitudes hechas entre departamentos, optimizando de esta manera los recursos y mejorando el control de estos.

 

Nuestra solución

 

Rootstack puso a disposición de Migración Panamá toda su experiencia e innovación para ofrecer la mejor solución tecnológica ajustada a su necesidad concreta. Fue así como nuestros ingenieros de software expertos procedieron a la implementación de un Service Desk, basado en tickets, para estandarizar las solicitudes de material entre los departamentos de la institución gubernamental, organizando de esta manera el flujo de trabajo y permitiendo hacer seguimiento de los recursos usados en la oficina.

 

Migración Panamá
Tomada de la web de OTRS

 

En este caso se instaló el sistema OTRS, un software open-source que facilita la gestión y seguimiento de solicitudes, por medio de la generación de tickets y de identificadores únicos para cada una de las solicitudes que se hagan dentro de la plataforma.

 

Nuestra asesoría se basó en lo siguiente:

 

  • Realizamos una consultoría para conocer la situación general de la institución y su flujo de trabajo. Después de varias reuniones, pudimos extraer la información necesaria que sería depositada en el sistema OTRS.

 

  • Luego se hizo la implementación del Service Desk con los datos recolectados previamente, proporcionada por los propios departamentos de Migración Panamá.

 

  • También se ofreció una capacitación a los empleados de la institución, para que se familiarizaran con la nueva plataforma y la aprendieran a usar de manera eficiente.

 

  • Por último, nuestro equipo realizó la migración de la data que tenían almacenada en un sistema previo que estaban usando, hacia la nueva plataforma, pudiendo conservar el historial de solicitudes hechas en el pasado.

 

Migración Panamá
Tomada de la web de OTRS

 

Gracias a esta implementación, Migración Panamá logró tener más control sobre los recursos que se solicitaban entre los departamentos, realizando seguimiento a los pedidos y llevando un registro de estos.

 

Tecnologías

 

Como lo comentamos anteriormente, Rootstack implementó un sistema OTRS, diseñado para optimizar la comunicación interna de las empresas, disminuyendo los errores en las operaciones e incrementando la productividad de los equipos de trabajo. Además de automatizar muchas de las gestiones básicas empresariales, también puede integrarse con muchas herramientas, siendo una plataforma versátil y moderna.

 

El equipo de Rootstack tiene más de 10 años de experiencia, creando soluciones tecnológicas a la medida de nuestros clientes. Somos expertos en más de 50 tecnologías, totalmente capacitados para atender requerimientos de más de 16 industrias. Contáctanos y transforme su compañía.

Testimonios

¡Vea algunos de nuestros casos de éxito!

DuraQuant: Caso de éxito
Rootstack desarrolló un innovador sistema de gestión financiera con especial foco en generar una atractiva experiencia de usuario.
Read More
One Time: Caso de Éxito
Rootstack le brindó soporte a One Time para lanzar al mercado una solución de software innovadora con tecnología avanzada y diseño moderno.
Read More
Heineken: Caso de éxito
Rootstack implementó una serie de microservicios en el ecommerce de Heineken para que sea compatible con el sistema de direcciones utilizado en Panamá.
Read More
Implosa: Caso de Éxito
Rootstack le brindó soporte a Implosa para adaptar sus sistemas antiguos y desarrollar un ecommerce completo para comercializar su amplio porfolio de productos.
Read More
Lea más casos de éxito

Nuestros principales servicios

Equipos Manejados
Nuestros talentosos equipos reportan directamente a su gerencia y lideran su proyecto con experiencia.
Learn More
Servicios de modelo basado en proyectos
Trabaje con todos los perfiles técnicos que necesite colaborando juntos en un equipo autogestionado.
Learn More
IT Staff Augmentation
Obtenga el talento extra que necesita para hacer su próximo proyecto tecnológico un éxito.
Learn More