¿Para qué sirve un software de repositorio de documentos?

June 18, 2021

En los últimos años, las empresas han estado estudiando el impacto que la impresión y almacenamiento de documentos tiene en sus empresas. Debemos recordar que producir documentos originales y copias de ellos, tratar de mantenerlos organizados y a salvo de daños se ha convertido en una carga para las empresas. Esta es la razón por la cual la mayoría ha elegido no utilizar papel con la ayuda de un sistema de gestión de documentos.

Un DMS (Document Management Software) reunirá con éxito todos los documentos en un solo lugar. Un DMS es un sistema de gestión de documentos es un sistema que se utiliza para recibir, rastrear, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel.

Este software permite entonces que estos documentos puedan ser clasificados y etiquetados para facilitar su búsqueda. Además, incorpora una funcionalidad de control de versiones que lo hace aún más eficaz, ya que permite a los usuarios obtener copias digitales de dichos documentos sin alterar el original. También podemos mencionar que al mover todos los documentos físicos a una interfaz DMS, estos se almacenarán de forma segura lejos de cualquier daño.

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Entendiendo sus ventajas

Espacio de almacenamiento reducido

Almacenar documentos de la manera tradicional puede elevar considerablemente los costos. Los archivadores, cajas y papeleras pueden ocupar salas enteras que luego se necesitarán agrandar ya que la empresa necesita almacenar más y más documentos. Implementar una solución DMS ayudará a que limpie todos esos depósitos y haga un mejor uso de las salas de almacenamiento.

Altos niveles de seguridad

Mantener los documentos confidenciales bloqueados bajo llaves y cadenas no es tan efectivo cuando piensas en que si ocurre algo no habrá forma de rastrear lo sucedido. Una solución DMS controla la forma en que se protegen los documentos, ya que brinda a los usuarios la posibilidad de agregar contraseñas, firmas digitales y rutas de usuarios para identificar quién vio y modificó por última vez el documento.

Mejor colaboración

Se puede acceder a las plataformas DMS desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a Internet. Esto hace que compartir documentos y trabajos colaborativos sea muy sencillo dado que las personas pueden acceder a documentos y proporcionar información desde cualquier lugar al acceder a una plataforma. El control de versiones también permite a los colaboradores recuperar versiones anteriores de un documento siempre que sea necesario.

Ahorre dinero al archivar documentos

Un solo error al archivar un documento puede convertirse fácilmente en horas perdidas buscando el documento en cajas, gabinetes y papeleras, y las empresas no se pueden dar el lujo de desperdiciar horas en búsquedas complejas.

Trabaje con expertos

Si su empresa todavía no comenzó el camino de transformación digital, o si aún no se ha preocupado por el manejo de sus documentos y archivos, está a tiempo de comenzar. Un aliado tecnológico como Rootstack puede ayudarlo a implementar las tecnologías y las herramientas más innovadoras para gestionar sus datos, de acuerdo con sus necesidades particulares y trabajando con estrictos protocolos de seguridad. No dude en contactarnos, estamos listos para asistirlo.