Has crecer tu organización implementando BPM

June 18, 2021

Sabían que, diferentes estudios alrededor del mundo encontraron que el 21% de las organizaciones están realizando alguna iniciativa de implementación de BPM, actualmente el tribunal Supremo de Justicia del estado de Hidalgo ahorro un 90% de tiempo en trámites administrativos y un 60% en los trámites jurisdiccionales con la implementación del BPM correcto.

El objetivo principal de los BPM o sistemas de gestión de procesos, es optimizar la ejecución de los procesos para mejorar los tiempos de respuesta y estandarizar las actividades, es por esto que empresas como Copa, Toyota, entre otras en los últimos años han adquirido distintos productos para automatizar los procesos estratégicos de la compañía, por lo cual es posible realizar un seguimiento de las razones de ganancias o pérdida de negocios.

Que son los BPM

Los BPM los podemos definir como un sistema empresarial que permiten ayudar a las organizaciones ha definir, moldear, medir, monitorear y optimizar de forma continua todos los procesos dentro de la organización, a fin de ejecutar las actividades orientadas al éxito y cumplimiento de las metas.

Factores principales para trabajar con BPM

Entre los factores principales que todas las organizaciones deben tener en consideración, al momento de decidir trabajar con un BPM, para mejorar los procesos dentro de la misma podemos mencionar:

  • Estandarización de procesos.
  • Definición de responsables de realizar cada tarea.
  • Medición de tiempos de respuestas.
  • Eliminar los procesos redundantes.
  • Autonomía en la realización de cada procesos
  • Realizar mejoras continuas de los procesos.

BPM mas usados

De los BPM más utilizados podemos hacer mención de los siguientes:

Auraportal: es un Software que ofrece facilidad en el diseño y ejecución de los procesos, va dirigido a empresas de cualquier tamaño, se puede aplicar a toda la organización o solo a áreas específicas, maneja dos tipos de licencias, licencias por usuarios y licencias corporativas, puede ser integrada con otras aplicaciones como excel, Sap, entre otras.

ProcessMaker: es un software para la administración de flujos de trabajos o workflows el cual permite a las organizaciones automatizar el flujo de documentos; entre sus características podemos mencionar que se puede integrar con otras aplicaciones web, que usen una interfaz de comunicación; tiene un app móvil disponible para IOS y android, permite visualizar un panorama completo de los procesos que se estaban ejecutando, su productividad y el equipo de trabajo que intervienen en el.

Bonitasoft: Este es un paquete para gestionar procesos de negocios, es utilizado por empresas como sony, xerox, BBVA, cisco, entre otras, de sus características podemos mencionar: crea aplicaciones personalizadas y adaptables a tu negocio, es de código abierto, maneja un API de integración y es multi lenguaje.

AlfrescoActiviti: esta solución de gestión de procesos, está orientada a gente de negocios y desarrolladores, es open-source, ofrece un conjunto de herramientas que se integran en una amplia variedad de sistemas empresariales, maneja un potente gestor de tareas, el cual da la flexibilidad a la hora de crear los procesos ya que los mismos pueden ser adaptados al requerimiento de la empresa, permitiendo establecer los tiempos para el cumplimiento de los procesos, está basada en Java y permite ser escalable.

Como puede una empresa definir que necesita un BPM.

Una empresa puede determinar que necesita un BPM al realizarse ciertas preguntas:

  • Puede dar respuesta rápidas a la demanda solicitada?
  • Tengo control de las operaciones que se realizan dentro de la empresa?
  • Están claros los estimados de costos que llevan cada proceso y las personas que intervienen en el?
  • Mi empresa trabaja tipo isla ?; es decir los distintos sistemas dentro de la empresa no se comunican entre si.
  • Dentro de mi empresa existe una desmesurada generación de documentos internos?
  • En mi empresa se ingresan los mismos datos en múltiples sistemas?

Si tienes respuestas afirmativas deberías evaluar la posibilidad de implementar un BPM en tu empresa.

Es importante que cada organización tenga claro cuales son sus procesos críticos y sus necesidades para poder definir con qué BPM trabajar, si desea implementar un software que ya está en el mercado o desarrollar uno a la medida de la empresa, se debe tener en cuenta los costos y beneficios que cada una de estas modalidades implican.

Pasos para adoptar el BPM correcto que se ajuste a las necesidades de la empresa.

Los pasos correctos para que una empresa adopte un BPM se simplifican en:

  1. Seleccionar el personal correcto para intervenir en el proceso de levantar la información de los procesos.
  2. Identificar, diseñar, documentar y medir la forma actual de realizar los procesos y definir cual seria la mejor forma de realizarlos.
  3. Definir los objetivos estratégicos de la empresa, para que cada proceso esté alineado al cumplimiento de las metas.
  4. De Acuerdo a las necesidades de la organización definir con qué software trabajar, el cual debe ser flexible para que se adapte a los requerimientos ya establecidos.
  5. Crear los distintos usuarios y generar los permisos y roles de cada uno, estableciendo las responsabilidades de acuerdo a la jerarquía que tengan.
  6. Cargar los distintos flujos de procesos, estos flujos dependiendo de sus características y del software seleccionado pueden ser lineales o en Y.
  7. Velar por el cumplimiento de cada uno de los procesos, teniendo en cuenta que de ser necesario los procesos los puedes cambiar con el pasar del tiempo si así se requiere.

Conclusiones

En línea general podemos decir que las soluciones de BPM hacen que las empresas puedan ser más productivas y eficientes, permitiendo automatizar los procesos, analizar la ejecución y los resultados de los mismos, con el fin de eliminar errores, reducir los costos y aumentar la productividad; es importante recordar que los BPM aplican para empresas de todos los tamaños y todos los sectores, solo se debe definir de forma clara los requerimientos y seleccionar el software adecuado para poder garantizar el éxito en la implementación de los mismo.