Cómo impacta el uso de un ERP a los colaboradores de una organización

June 18, 2021

Teniendo en cuenta la economía global podemos decir, que los ERP generan para las organizaciones una herramienta estratégica de negocios donde surge la gestión del cambio, con la implementación de estos sistemas de Planeamiento de Recursos Empresariales, se puede observar que a diario se generan resultados en cuanto al nivel de productividad de la organización, se pueden ver los cambios positivos y negativos, pero todo esto se logra haciendo el buen uso del ERP, ya que estos pueden ser muy buenos pero si no son correctamente alimentados no se tendrán los resultados deseados, es en este punto donde el personal que labora en la organización debe estar comprometido al fiel cumplimiento de todas las labores asignadas.

Situaciones que pueden ocurrir

Muchos de los colaboradores de una organización se resisten a los cambios y lo primero que opinan es:

  • ”Porque cambiar el sistema si el que tengo lo hace bien”
  • “Porque tener que invertir tiempo y dinero aprendiendo una herramienta que al final hace lo mismo que la actual”
  • "Porque la organización va invertir tanto dinero en un sistema que al final nadie sabrá como usar”

Es completamente normal escuchar este tipo de comentarios, sin que el colaborador entienda que el plan número uno de la organización no es decir si malgastas el tiempo de trabajo o si lo estas haciendo bien o mal, el plan es optimizar tu trabajo con la finalidad de facilitar la realización de cada una de las actividades, disminuir el tiempo que se invierte en trabajos redundantes, mediante flujos de procesos que te permitirán saber la mejor forma para realizar las tareas, para que un ERP tenga un verdadero éxito es importante orientar todo el equipo hacia una verdadera gestión de cambio.

En este punto es importante que la gerencia motive y apoye a su personal en el proceso de la adopción de ERP, de esta forma el personal no se sentirá como un número más en la organización sino que sentirá que es parte activa y productiva en la misma, de igual forma cabe destacar que la gerencia entienda que el éxito o fracaso de implementar estos ERP dependen directamente de todas las personas que interactúan con el ya que si solo una falla todo el siglo se corta. La empresa debe orientar a sus colaboradores hacia una cultura organizacional, ya que se van a generar nuevos procesos y actividades a las cuales no están acostumbrados.

Casos que un ERP puede fallar en la implementación

Uno de los factores por los cuales se puede dar el fracaso en la implementación del ERP es que los colaboradores vuelvan a sus viejas prácticas, al uso de excel o envio de informacion fuera del sistema establecido ya que al realizar alguna consulta de información no estará actualizada ni sera confiable.

Ejemplos de casos:

  • En Panamá un total de 97 empresas utilizan sistemas de Softland ERP gracias a que cumple con las leyes locales, así como con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
  • Química San Diego SAP Business One obtuvieron como beneficios información inmediata en todas las área, seguimientos de pedidos, información al día sobre los estados de ventas, inversiones, flujos.

Puntos a consideraciones antes de implementar un ERP

Antes de implementar un ERP es importante saber que no todas las organizaciones que los implementan son exitosas, también es importante validar el tipo de ERP que se adecua a las necesidades de su organización y lo mas importante es saber cuales son las fortalezas y debilidades de sus colaboradores para que estos puedan ir de la mano con el ERP a implementar.

Los factores de éxito en la implementación de un ERP para causar el menor impacto en los colaboradores son:

  • Seleccionar el Erp que se ajuste a las necesidades de la Organización.
  • Involucrar al personal que hará uso del ERP en el proceso de la adopción para poder validar los procesos y tareas de cada uno.
  • Hacer ver a los colaboradores que no es un seguimiento, es mejor la forma de hacer las actividades.
  • Hacer entender a los colaboradores que la implementación del Erp no traerá consigo reducción de personal, pero si mejor el aprovechamiento de las habilidades de cada uno de los colaboradores.
  • Crearle al colaborador una cultura orientada a la gestión de cambios.

Conclusión

En líneas generales podemos decir que el secreto del éxito de una organización no está en su producción ni en el ERP que esté implementando esta en la buena formación y en el personal que el el encargado de ejecutar las buenas prácticas para llevar la organización al cumplimiento de metas.

“Da siempre lo mejor que tienes. Lo que plantes ahora, lo cosecharás más tarde”