¿Cómo elegir un ECM para nuestras empresas?

June 18, 2021

Si hablamos de planes estratégicos y tendencias a la hora de convertirse en una organización de vanguardia, no debemos dejar de lado la evaluación a fondo de la transformación digital a la que diariamente se suman mas y mas empresas.

En Rootstack consciente de las necesidades de nuestros clientes y siempre evaluando nuevas soluciones que satisfagan y apoyen la innovación, queremos enseñarles las características esenciales que se deben evaluar para elegir una solución de ECM:

Características

Esenciales

  • Colaboración: un repositorio de documentos debería permitir que los documentos se puedan recuperar y ser manejados por los usuarios autorizados. Debe poder asignar roles y perfiles de acceso para los documentos y ofrecer múltiples opciones de consulta. Otras formas avanzadas de colaboración permiten que varios usuarios puedan ver y modificar (tinta digital) un documento de forma simultánea en una sesión de colaboración. El documento resultante debe ser visible en su forma definitiva, al mismo tiempo que el almacenamiento de las marcas realizadas por cada usuario individual durante la sesión de colaboración.

  • Control de versiones: debe contar con un proceso mediante el cual los documentos se comprueben en el repositorio, con el fin de permitir a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar el trabajo desde un punto seleccionado. Versiones es útil para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualización, y también permite a los usuarios ver versiones anteriores de referencia.

  • Búsqueda y consulta: diversas opciones para ubicar documentos y poder consultarlos de forma efectiva *Seguridad: se refiere a la capacidad de un repositorio de documentos en particular para cifrar la información transferida o almacenada a través de Internet para fines de flujo de trabajo o de colaboración.

Automatización de digitalización y captura

Se contemplan las opciones de captura de documentos con la finalidad de pasarlos del estado físico al digital contando con indexación y carga masiva de documentos.

Workflows

Actualmente los workflows tienen un sin fin de usos y algunos repositorios de documentos tienen un módulo de workflow integrado. Estos Workflow puede ser: manual, requiere un usuario para ver el documento y decidir a quién enviar o Basado en reglas de flujo de trabajo, permite a un administrador para crear una regla que dicta el flujo del documento a través de una organización. Por ejemplo, una factura pasa a través de un proceso de aprobación y luego se encamina al departamento de cuentas por pagar. reglas dinámicas permiten ramas que se creen en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo sencillo sería entrar un importe de la factura y si la cantidad es menor que una cierta cantidad del sistema, se sigue diferentes rutas a través de la organización.

Plataformas, Desarrollo e Integración

Estas son las características que pertenecen a las capacidades de integración de los repositorios de documentos. Una vez centralizada la información es factible querer integrar con otros aplicativos para que los usuarios puedan consultar los documentos existentes directamente desde el repositorio hacer cambios y guardar el documento modificado en el repositorio como una nueva versión, todo sin salir de la aplicación . Esta integración está comúnmente disponible para correo electrónico o software de colaboración. La integración a menudo utiliza estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP para permitir la integración con otro software y cumplimiento de los controles internos.

Una vez que conocemos las características de los ECM debemos identificar la necesidad de la empresa y para poder llenar una matriz de comparación donde tengamos las diferentes soluciones que existen hoy en día en el mercado como:

La idea es que antes de implementar una solución de ECM se pueda evaluar las diferentes soluciones y tener comparativas a nivel funcional, técnico y económico, con el objetivo de implementar la solución que mejor se adapte a nuestras necesidades.