5 razones por las que necesitas una solución de firma digital

Con la tecnología dominando todos los espacios posibles de la vida diaria, las empresas se ven en la imperiosa necesidad de adaptarse a las necesidades de sus clientes, con soluciones novedosas que atraigan a la población tecnológica, entre ellas resaltan las firmas digitales.

Como definición de firmas digitales, en ValidatedID, a través de su herramienta VDesigner, explican “VIDsigner es un servicio de firma electrónica adaptado tanto a situaciones presenciales como remotas, que combina criptografía y biometría para ofrecer una forma segura de firmar electrónicamente documentos y contratos con plena validez legal”.

La firma digital permite a las empresas ofrecer cierre de contratos y documentos legales a sus clientes de manera remota, sin la necesidad de estar presentes en la misma habitación o el engorroso envío de papeles físicos.

“Una firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un documento, mensaje o software digital” explican en TechTarget, resaltando que esta solución tecnológica es confiable y una opción que las empresas deben tomar en cuenta.

Razones por las que una empresa necesita firmas digitales

 Implementar una solución de firma digital puede ofrecer varios beneficios a una empresa. A continuación, se presentan cinco razones por las que una empresa podría necesitar una solución de firma digital:

Seguridad mejorada

Las firmas digitales utilizan tecnología de cifrado para proteger los documentos electrónicos. Esto asegura la autenticidad e integridad del documento, evitando el acceso no autorizado, la manipulación o la falsificación. Proporciona un mayor nivel de seguridad en comparación con las firmas tradicionales en papel.

Eficiencia y velocidad

Las firmas digitales agilizan el proceso de firma, eliminando la necesidad de firmas físicas y papeleo manual. Esto conduce a tiempos de respuesta más rápidos para la aprobación de documentos y reduce los retrasos asociados con los métodos de firma tradicionales. Puede mejorar significativamente la eficiencia general del flujo de trabajo.

Ahorro de costes

La implementación de una solución de firma digital puede generar ahorros de costos para las empresas. Se reducen los costos asociados con la impresión, el papel, la tinta, el envío y el almacenamiento de documentos físicos. Además, el tiempo ahorrado en el procesamiento y aprobación de documentos contribuye a la rentabilidad general.

Cómplice legal

Las firmas digitales están legalmente reconocidas en muchas jurisdicciones y cumplen con diversas regulaciones y estándares de firma electrónica. Esto garantiza que los documentos firmados digitalmente tengan la misma validez legal que sus homólogos en papel. Esto es crucial para las empresas que operan en industrias con estrictos requisitos de cumplimiento.

Seguimiento de auditoría y rendición de cuentas

Las soluciones de firma digital suelen incluir funciones de seguimiento de auditoría, que proporcionan un registro detallado del proceso de firma. Este rastro incluye información como quién firmó el documento, cuándo se firmó y cualquier cambio realizado en el documento. Esta rendición de cuentas es valiosa para fines de cumplimiento normativo y auditoría interna.

En resumen, una solución de firma digital puede contribuir a mejorar la seguridad, la eficiencia, el ahorro de costos, el cumplimiento legal y la responsabilidad de los procesos de firma y gestión de documentos de una empresa.

Señales que indican la necesidad de una solución de firmas digitales

Una empresa, como lo dijimos antes, tiene que adaptarse a todas las tendencias para poder seguir a flote y ser relevante ante la competencia. La necesidad de una solución de firmas digitales suele venir anticipada por ciertas señales distintivas, entre las que resaltan: 

• Sobrecarga de papeleo: Si su empresa está ahogada en papeleo y tiene dificultades para administrar, almacenar y recuperar documentos físicos, podría ser una señal de que una solución de firma digital podría agilizar los procesos y reducir la dependencia de los flujos de trabajo tradicionales basados en papel.
• Procesos de aprobación lentos: Si los procesos de aprobación son lentos y se ven obstaculizados por firmas físicas, envío por correo o entrega de documentos en mano, una solución de firma digital puede acelerar significativamente el ciclo de aprobación, lo que lleva a una toma de decisiones más rápida y una mayor eficiencia general.
• Equipos geográficamente dispersos: Las empresas con equipos o clientes repartidos en diferentes ubicaciones pueden enfrentar desafíos para obtener firmas físicas de manera oportuna. Una solución de firma digital permite a partes remotas firmar documentos electrónicamente, facilitando la colaboración y reduciendo las demoras.
• Preocupaciones de seguridad: Si su empresa maneja información sensible o confidencial, garantizar la seguridad de los documentos es primordial. Las soluciones de firma digital ofrecen funciones avanzadas de cifrado y autenticación, lo que mejora la seguridad general del proceso de firma.

Estas son señales inequívocas de que una solución de firmas digitales es lo que la empresa necesita para acelerar algunos procesos legales y flujos internos de contratación. 

En Rootstack tenemos el equipo y conocimiento necesario para aplicar una solución de firmas digitales en su empresa, solo contáctenos y comience a navegar la ola de la tecnología actual a nuestro lado. 

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