En cualquier instituto de educación hay una serie de procesos que son clave para su correcto funcionamiento. Todos estos flujos pueden obtener gran valor de la aplicación de un BPM. Por ejemplo, flujos de trabajo administrativos:
También flujos académicos como:
Y también los procesos de apoyo directo al estudiante:
Estos son procesos claves para el correcto funcionamiento de un instituto educativo en cualquier nivel, procesos que se benefician directamente de un BPM.
El software BPM ofrece un conjunto de herramientas y funciones para mapear, modelar, automatizar, administrar y optimizar procesos.
Mapeado
Esta función de un BPM es esencial para cualquier instituto educativo. Permite representar de manera visual todos los pasos de un flujo de trabajo y así llegar a una conclusión de cómo debe funcionar, de principio a fin. Con esta función, por ejemplo, el personal y los estudiantes de una institución pueden ver el proceso de inscripción con todos los pasos a seguir en detalle y comprender su flujo de manera fácil.
Automatizado
Esta es la meta principal de toda herramienta BPM. Automatizar los procesos repetitivos y que se realicen a diario en la institución permitirá al personal enfocarse en atender las inquietudes de los estudiantes a fondo, así como también se pueden ofrecer opciones al cuerpo estudiantil de realizar algunos flujos y procesos por su cuenta tan solo entrando a una aplicación o página web.
Las instituciones de educación superior se rigen por un calendario riguroso que incluye muchas actividades de procesos repetibles. El software de gestión de procesos empresariales permite que la institución funcione sin problemas, atendiendo las necesidades de los estudiantes, profesores, proveedores y otras partes interesadas.
Desde la inscripción hasta la selección de cursos, los servicios para estudiantes y la gestión de empleados, toda la experiencia universitaria (al menos, para los responsables de operaciones y gestión) requiere participación, colaboración y gestión eficaz de registros y procesos. Es en esta instancia donde un BPM resulta altamente beneficioso.
Mejorar la eficiencia
Los procesos gerenciales ineficientes, terminan afectando a todos los departamentos. Las prácticas de BPM están diseñadas para identificar estas ineficiencias y eliminar las ralentizaciones que crean. BPM permite a los gerentes y trabajadores una mayor comprensión de cada paso del proceso comercial y académico, como las inscripciones, armar el horario del semestre, etc.
Este conocimiento mejorado puede conducir a nuevas soluciones de procesos que eviten los cuellos de botella del flujo de trabajo y otras redundancias innecesarias. Idealmente, BPM puede ayudar a determinar cómo podría funcionar el proceso en condiciones óptimas, lo que permite a los usuarios realizar modificaciones en el proceso con ese objetivo en mente. BPM también puede automatizar tareas manuales para aumentar la productividad y reducir la posibilidad de errores humanos.
Un completo monitoreo de todos los procesos
El monitoreo automatizado revela el desempeño de cada proceso comercial sin depender de técnicas manuales que requieren mucha mano de obra. Al estudiar el desempeño de cada paso en el proceso, la gerencia puede obtener una mejor comprensión de la actividad comercial general, lo que les permite adaptar o modificar el flujo de cada proceso comercial.
Varios de los más prestigiosos institutos educativos a nivel mundial han aplicado herramientas BPM en sus procesos diarios, para agilizar y hacer más efectiva la labor de su personal y facilitar varias operaciones de sus estudiantes.
Por ejemplo, la Universidad de Syracuse, a través de su Oficina de Programas de Transferencia y de Primer Año, ayuda a los nuevos estudiantes a ubicar y acceder a servicios que incluyen servicios para discapacitados, adaptaciones, inscripción en atención médica y tutoría. Previo a la automatización, los estudiantes tenían que descargar, imprimir y llenar complicados formularios que debían entregar al personal, luego ser ingresados de manera manual y en la mayoría de los casos arrojaban errores en los datos.
La universidad implementó formularios adaptados para que los estudiantes puedan completar todo el proceso en línea, aliviando su carga mental en un momento en el que ya están abrumados. Incluso esto resultó en ahorro de dinero para la institución ya que debido a lo fácil de usar, no se necesitó contratar personal TI para crear los formularios.