Rootstack busca la transformación de los procesos internos y gestión documental con Alfresco

June 18, 2021

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La gestión documental es una de las preocupaciones más significativas en las empresas no sólo porque mantiene toda la información de la empresa de procesos, servicios, productos adquiridos, información confidencial de clientes, manejo contable, etc. Sino por el tiempo invertido en cada gestión y cantidad masiva de documentos que se manejan de manera diaria con el peligro de perderse, deteriorarse o falta de claridad.

En Rootstack conocemos la importancia de los procesos internos de forma directa junto al cumplimiento de la gestión documental de cada empresa.

Hemos trabajado con múltiples gestores documentales y junto a herramientas que aporten en la automatización de procesos adaptados a nuestros clientes manejamos y recomendamos Alfresco.

Con Alfresco no solo se tendrá un gestor documental sino que podrá manejar procesos específicos de manera automatizada con una herramienta inteligente.

De la mano con los múltiples beneficios que provee Alfresco con un acceso directo, actualizado y en cualquier lugar podremos definir el porqué, funcionalidades y el uso final de una herramienta dedicada a estructurar los documentos empresariales de manera segura.


¿Porqué implementar un gestor documental?

Son muchas empresas que aún manejan documentos en papel pero se encuentran perdidos, duplicados o en mal estado dentro de múltiples archivos que se alojan en una parte específica en la oficina.

Para realizar la búsqueda de un solo documento debe invertir tiempo para encontrar la información exacta ya sea sobre un estado de cuenta de un cliente, contratos de años pasados u otra gestión realizada internamente.

Al implementar un sistema enfocado a la gestión documental podrá ver resultados inmediatos en la productividad de su equipo y manejo de calidad con cada documento.

Logrará categorizar, agrupar por etiquetas y filtrar el acceso sobre cada documento, el usuario podrá realizar ediciones rápidas al mismo momento que otro usuario consulta en mismo documento.


¿Que le ofrece Alfresco a su empresa?

Alfresco Community es una herramienta de gestión documental basada en software libre.

Almacena todos los documentos en una sola base de datos dando una mayor visibilidad sobre los procesos y trabajo realizado en la empresa maximizando el valor del contenido.

Cuenta con múltiples funcionalidades que podrán ser adaptadas a su negocio de manera efectiva, dentro de lo que podría ofrecerle a su empresa están:

  • Gestión de usuarios

    • El administrador podrá gestionar de manera fácil y efectiva los usuarios con una creación, edición y administración sencilla.

      Logrará crear roles y asignar permisos sobre cada acceso de los usuarios en el momento que lo requiera.

  • Interfaz de usuario

    • La sencillez y facilidad de la interfaz de usuario cumple un rol importante ya que la mayoría de los usuarios no tienen conocimientos amplios en tecnología.

      Cada usuario podrá buscar, crear y actualizar contenido sobre documentos de manera efectiva y en el tiempo mínimo requerido.

  • Digitalización de documentos

    • Sabemos que el proceso de digitalización tiende a ser largo y complicado pero junto a Alfresco logrará realizar este proceso sin dificultad ni la necesidad de cargas manuales de documentos.

      Con la ayuda de Alfresco y una integración a su escáner podría digitalizar de manera rápida todos sus documentos.

  • Acceso móvil

    • Alfresco cuenta con una aplicación móvil exclusiva para el uso de sus usuarios disponible a una solo click y con las mismas funcionalidades que la versión web.

      Desde una reunión o evento, el usuario podrá editar o cargar nuevos documentos con disponibilidad inmediata a los demás usuarios.

  • Procesos

    • Una ventaja adicional que brinda Alfresco aparte de la gestión de documentos es la estructuración de procesos internos que involucran a los documentos.

      Con esta herramienta podría crear procesos con fases de aprobación o flujos que involucren más de un departamento dentro de la empresa.

      Por ejemplo, para generar un trámite dentro de su empresa de mensajería el usuario de ventas crearía una cotización, luego de cargado al sistema el usuario de contabilidad sería notificado para generar la factura para luego enviar el documento al Gerente encargado de aprobar el cobro cumpliendo con un flujo de cobro al cliente y facturación óptimo, personalizado y en tiempo récord.


Beneficios de Alfresco

  • Seguridad de datos
  • Personalización de los documentos
  • Control de versiones
  • Fácil acceso
  • Incrementa la productividad del equipo
  • Nuevo canal de comunicación
  • Estandarización de documentos
  • Procesos óptimos
  • Carga masiva de documentos a un sólo click

El fin de los gestores documentales principalmente Alfresco, es incrementar la productividad con procesos eficientes que aporten en la operación final del cliente permitiéndole a nuestros empleados compartir y editar información de manera simultánea.

Con la implementación de esta herramienta logrará centralizar sus documentos y facilitar el acceso a cada uno de ellos de manera rápida y segura.