¿Por que implementar una solución de Gestión de Procesos?

June 18, 2021

gestion de procesos

En la actualidad las empresas están enfocadas en automatizar sus procesos y lograr una mayor productividad, minimizar costos operativos y generar un valor agregado a sus clientes.

Justamente por esas razones están diseñados los sistemas de flujos de procesos o también llamados, los sistemas de gestión de procesos, los cuales son las distintas etapas por las cuales tiene que pasar un proceso para ser resuelto. Este flujo de procesos le facilita la información relevante a cada colaborador de la organización y su debida acción/participación en el proceso, de manera de automatizarlo.

La gestión de procesos se define por "los procesos que tiene que realizar cada colaborador de la organización para lograr una meta específica". Hay que tener presente que en los sistemas de las organizaciones, cada flujo y proceso varía, pero lo que se mantiene, es que para lograr los objetivos generales se tienen que conseguir los objetivos específicos.

Los flujos de procesos nos permiten automatizar operaciones y crear la colaboración entre los encargados de cada operación, siendo trabajadores más productivos, eficientes e impulsando el crecimiento de la organización.


“Integra toda la organización en base a los flujos de trabajo y fomenta la cooperación entre los colaboradores, logrando procesos más efectivos e incrementando la productividad”


La implementacion de un software de flujos de procesos brinda gran variedad de beneficios significativos, entre los cuales están:

  • El personal de la organización puede satisfacer una mayor demanda
  • La empresa será más productiva y eficiente
  • La organización obtendrá un mayor crecimiento
  • Se reducen costos operativos
  • Mejora la atención al cliente
  • Permite la automatización e integraciones con otros sistemas

Existen elementos claves a manejar con los flujos de procesos. A continuación detallamos 3 elementos esenciales que mejoran al implementar un software de gestión de procesos:

1. Administración de los documentos de los procedimientos de una empresa.

Toda empresa debe tener uniformidad en la información y es aquí donde el flujo de procesos juega un gran papel, ya que mantiene actualizada y centralizada los cambios, formatos y estandares con los que debe cumplir la informacion de la organización.

Cierto personal clave de la organización (en base a permisos/autorizaciones) podrán visualizar o editar la informacion y tambien podra ser integrado a los externos de la empresa (clientes o usuarios), por medio de documentos públicos. Ejemplo de los mismos son:

  • Documentos de políticas y procedimientos
  • Manuales de operación
  • Guías de referencia

2. Flujos de trabajo basados en actividades puntuales

Este flujo de procesos se basa en aquellas actividades que suceden en cualquier momento y para la cual debe existir un flujo de trabajo, de manera de automatizar la colaboracion entre las personas involucradas con dicho proceso. Los ejemplos mas comunes de este flujo de procesos son:

  • Nueva configuración de un cliente
  • Incorporación de empleados
  • Solicitudes de licencias de los empleados
  • Contratos para revisión/edición/aprobación
  • Contenidos promocionales (revisión/edición/aprobación)

3. Flujos de trabajo basados en actividades recurrentes

Un flujo de procesos basado en las actividades recurrentes, impulsa la automatización de la organización por medio de tareas/actividades recurrentes, en las cuales deben colaborar ciertos empleados para el cierre de dicha actividad. Al implementar este tipo de flujo de trabajo, la empresa maximiza su productividad y eficiencia, minimiza horas/hombre y reduce la duración de los procesos. Ejemplos de este tipo de flujos de procesos son:

  • Evaluaciones de desempeño
  • Boletines mensuales, informes mensuales, flujos de caja, etc.
  • Las tareas diarias o semanales
  • Mantenimiento de equipos
  • Reportes de ventas, contables, etc.

Aparte de otros elementos esenciales que brinda una solución de flujos de trabajo, y para afianzar aun mas lo imprescindible que es el "Automatizar" en una organización, existen las integraciones, que sin afectar sus procesos internos, pueden ser integrados fácilmente con otros sistemas, de los cuales depende actualmente su empresa y son parte del núcleo e inteligencia de negocios.

Las integraciones mas comunes con los flujos de trabajos mas comunes son en base a CRM's como Salesforce, PipeDrive, Rootnet CRM, Microsoft Dynamics, Paypal y cuentas de correo corporativo como Gmail, Microsoft Exchange, entre otras.

Estas integraciones le permiten a su organización mantener la uniformidad en la información y procesos actuales y a futuro.

Nosotros recomendamos desarrollar una arquitectura adecuada, como SOA (Arquitectura Orientada a Servicios) para poder integrar los diferentes Softwares de servicios, tanto internos como externos, ya que las capas están desalocadas y la integración con diferentes sistemas no afecta el Business Intelligence de la organización.

Rootstack se ha encargado de implementar flujos de procesos exitosos, ya que es una solución indispensable para el desarrollo de su organización, cuyo objetivo es automatizar procesos e impulsar la evolución de la empresa por medio de la productividad, maximizando rentabilidad, reduciendo costos y minimizando el factor ¨error humano¨.

No dude en contactarnos si necesita desarrollar una solución de software para su organización.