Importancia de las consultorías en la realización de un proyecto

Actualmente muchas organizaciones tienen problemas para definir cómo iniciar su proyecto, no tiene una visión clara de lo que quieren y cómo lo quieren, es por esto que es importante la realización de las consultorías para poder establecer o determinar las bases del proyecto.

Lo primero que se debe realizar en la consultoría es una evaluación preliminar, esta evaluación no es más que la planificación de la consultoría, donde el consultor conoce la empresa, cuáles son sus procesos, necesidades y requerimientos, en este punto es importante saber quién es la figura del consultor.

¿Qué es un consultor?

Son profesionales que prestan el servicio de asesoría a distintas organizaciones tanto públicas como privadas, sobre la mejor forma de realizar un proyecto, una de las características principales de un asesor es dar un servicio integral que abarca todas las áreas de la organización. Sin embargo existen asesores específicos por áreas por ejemplo: marketing, ventas, finanzas, logística y soluciones tecnológicas.

El objetivo principal del Consultor es definir todas las tareas que se realizarán en el proyecto, entregar los cronogramas del proyecto y velar por el fiel cumplimiento del mismo ya que de esto depende el éxito o fracaso del proyecto.

Ahora bien, entrando en el tema definamos que es una consultoría

Es un estudio previo a la realización de un proyectos en el cual intervienen distintas personas tanto de la organización como de una empresa externa llamada consultora con la finalidad de definir, evaluar y organizar cuales serán las bases del proyecto que desean realizar. Estas consultorías tienen como finalidad plasmar en blanco y negro las ventajas y desventajas de implementar una nueva forma de realizar los procesos en la organización o realizar cambios totales en los procesos tales como implementar un nuevo sistema o nuevos flujos de procesos.

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Pasos en la realización de la Consultoría:

Definición de necesidades y requerimientos: esta fase inicia con una serie de entrevistas en las cuales el consultor realiza diferentes reuniones con todo el personal que formará parte del proyecto para tener una visión clara de cómo son los procesos actuales dentro de organización y así poder definir la mejor forma de realizarlos. Luego de este proceso de reuniones el consultor tendrá una visión más clara de toda la organización.

Diagnóstico: luego de la realización de las reuniones el consultor podrá tener una visión clara de todos los procesos de la organización y podrá definir cuales son las situaciones y tendencias dentro de la organización para definir cuáles serán las medidas a tomar para corregir las malas praxis.

Definir los objetivos: En esta fase el consultor define cuáles serán los cambios que se deben realizar para que todo el personal este alineado hacia el cumplimento de las metas de la organización, también se definen los tiempos, las actividades, recursos, se presentan los distintos organigramas de trabajo que se esperan sean cumplidos.

Propuesta: Se presenta la documentación completa a la directiva de la organización para que estos validen y aprueben cada uno de los objetivos planteados, se establecen las responsabilidades, se presentan los alcances del proyecto y se se ve la prospección a futuro. Esto termina con la firma de la propuesta que es la aprobación de la misma para iniciar la implementación del sistema o los cambios.

Es importante tener claro que existe una posibilidad muy alta que al momento de implementar la solución pueden surgir nuevos problemas y obstáculos que no se pudieron percibir en el estudio preliminar.

Importancia de las consultorías

• Permiten definir las causas de los problemas dentro de la organización, con la finalidad de buscar la correcciones indicadas dependiendo cual sea el problema.
• Realizan un estudio del ambiente actual para poder definir cambios a realizar para agilizar las tareas.
• Visualizan debilidades y fortalezas de la organización.
• Ayudan a bajar los costos y aumentar la rentabilidad de la organización.
• Permiten planear nuevas estrategias de crecimiento y desarrollo.
• Ayudan a ajustar la estructura organizacional.
• Permiten validar si se cuenta con un personal capaz de alinearse al crecimiento y éxito de la organización.

Podemos definir que la importancia de las consultorías es tener una visual externa de cómo está la organización actualmente y hasta dónde puede llegar, si se implementan cambios que aporten al crecimiento de la misma, estas consultorías son recomendadas se realicen en las organizaciones no solo al momento de querer implementar un nuevo proyecto, se deben realizar también cuando la gerencia quiere visualizar dónde están las fortalezas y las debilidades de la misma.

Ventaja y desventajas

Ventajas:

• Mejoran el uso de los recursos tanto humano como físico de la organización.
• Aprovechamiento de los recursos tecnológicos.
• Optimizar los tiempo en la realización de cualquier actividad.
• Ayudan a tomar decisiones oportunas y mejores basadas en datos reales y probados.
• Alinean a las personas según su Perfil y Capacidades en los cargos adecuados para sí - tener un rendimiento más eficaz e inteligente.
• Facilitan el manejo de la información.
• Determinan cuáles serán prioridades dentro de la organización.
• Descubren y evalúan nuevas oportunidades de negocio, en los cuales puede incursionar la organización.
• Mejoran los sistemas y métodos de realizar los procesos.
• Realizan diagnósticos de la situación actual y futura de la organización.

Desventajas:

• Si el equipo consultor no tiene los amplios conocimientos en el área puede generar retrasos en la entrega de los resultados y procesos mal formulados.
• Si el personal de la organización no está dispuesto a cambiar los resultados de la consultoría se verá reflejado a largo plazo.

Conclusiones

Podemos decir que las consultorías cumplen un papel fundamental para la hora de implementar un proyecto nuevo y para realizar cambios en los procesos actuales de la organización, ya que estas realizan un estudio actual con todo el personal involucrado en cada uno de los procesos a fin de definir la mejor forma de realizar los cambios que son necesarios y alinear cada tarea para incrementar la producción de la empresa, aprovechando todas sus herramientas y soluciones a la medida. Puedes preguntarnos sobre cms en Panamá, Apps Móviles (Panamá) y desarrollo web, estamos a la orden.

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