Conozca los pasos para poder elegir un sistema de gestión de proyectos exitoso

June 18, 2021

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Un workflow es un elemento indispensable para las empresas que buscan automatizar los procesos y brindar servicios personalizados a sus clientes.

Debemos estar preparados para una nueva estructuración en nuestros proyectos ya que seguramente se consolidarán diferentes sistemas que representarán un cambio para su equipo y sus procesos.

Antes de decidir por un sistema de workflow debemos tomar ciertos puntos en cuenta que facilitarán la búsqueda de la nueva herramienta.

Actualmente, la manera en cómo son manejados los proyectos de diferentes industrias son generalmente con comunicación por correo, documentos físicos, contratos y llamadas. Pero, qué tal si existe la manera de ejecutar todo ese flujo en línea? Notificar automáticamente al cliente sobre cada paso de su proyecto?

Si tuviera la opción de cargar información y conectarse con todos los involucrados del proyecto de manera rápida, segura y eficiente?

Un sistema de workflow es una herramienta clave para la eficiencia y estructuración de procesos operativos. Con su implementación no solo logrará estructurar los flujos que involucra la gestión de proyectos si no incrementar la productividad de su equipo.

En otros blogs hemos mencionado el por qué implementar el sistema de workflows, en esta ocasión le recomendaremos los pasos para elegir un sistema adecuado para su empresa.

  • Definir workflows

Es Importante que antes de tomar la decisión de implementar un sistema de workflows en su empresa se definen los flujos de manera que le sirva de apoyo en la consultoría con el proveedor, tener todo organizado le ayudará a saber el detalle de cada flujo para buscar mejoras o realizar cambios internos con su equipo

  • Funcionalidades

Al realizar la estructura de cada workflow podrá definir la funcionalidad que necesita para cada proceso.

Por ejemplo, si desea manejar trámites de clientes en el sistema de workflow requerirá de funcionalidades de carga de documentos, chat en línea, notificaciones automáticas, gestión de usuario, validación por cada paso, entre otros.

  • Acceso

Uno de los elementos más importantes a considerar de un sistema de workflow es el acceso.

No solo por la gestión de usuarios con seguridad sino el acceso en dispositivos móviles o en tablets esto hará que el manejo y actualización de la herramienta sea constante y le permitiría a sus clientes acceder desde cualquier lugar


Con la implementación de un software de workflows enfocado en la administración de sus proyectos logrará facilitar la comunicación y el intercambio de información entre usuarios brindando mejorando el rendimiento de sus proyectos.

Sus clientes recibirán una atención personalizada y estarán notificados ante cualquier novedad o incidencia sobre su proyecto.

Lograría incrementar la productividad de su equipo de manera notable.